Respuesta rápida: una hoja de encargo inmobiliario debe identificar a la propiedad y a la agencia, describir el inmueble, concretar el servicio contratado y dejar claros el precio, la duración, los honorarios, la posible exclusiva, las autorizaciones y la forma de finalizar la relación. También debe indicar cuándo se devengan los honorarios y qué sucede si la operación se cierra con un cliente presentado por la inmobiliaria.
Este documento no es un simple trámite. Sirve para que el propietario sepa qué va a hacer la agencia y para que la inmobiliaria pueda acreditar qué gestión le ha sido encomendada. Antes de firmarlo con una inmobiliaria en Castellón, conviene leerlo completo, resolver cualquier duda y conservar una copia firmada.
Qué es una hoja de encargo inmobiliario
La hoja de encargo es el contrato mediante el que una persona solicita a una agencia determinados servicios relacionados con un inmueble. Puede utilizarse para una venta, un alquiler, una búsqueda, una valoración u otra gestión inmobiliaria.
Su contenido debe adaptarse al servicio real. Una hoja para vender una vivienda no debería limitarse a una autorización genérica para publicar. Debe explicar qué trabajo realizará la agencia, en qué condiciones y cómo se remunerará.
La normativa general de consumo exige que, antes de contratar, el cliente reciba información clara, comprensible y suficiente sobre las características del servicio y sus condiciones jurídicas y económicas. Puedes consultar el texto consolidado de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.
Identificación de las partes y capacidad para firmar
El documento debe identificar correctamente a quien encarga el servicio y a la empresa o profesional que lo prestará.
Nombre y apellidos o razón social.
DNI, NIE o CIF.
Domicilio y datos de contacto.
Identidad de la persona que firma por la agencia.
Datos profesionales y número RAICV cuando corresponda.
Si el inmueble pertenece a varias personas, conviene comprobar quiénes son los titulares y si todos deben intervenir. Cuando firma un representante, debe revisarse que disponga de autorización suficiente. En herencias, divorcios, sociedades, poderes o copropiedades pueden ser necesarias comprobaciones adicionales.
Firmar la hoja de encargo no resuelve por sí solo una titularidad pendiente. Su función es documentar el servicio, pero la agencia debe verificar que las personas que pretenden vender o alquilar pueden hacerlo.
Identificación del inmueble
La vivienda, local, solar o inmueble objeto del encargo debe quedar claramente identificado. La dirección es importante, pero puede no ser suficiente cuando existen garajes, trasteros, anexos o varias fincas registrales.
Dirección completa.
Referencia catastral cuando esté disponible.
Datos registrales si se incorporan al encargo.
Garaje, trastero y otros anexos incluidos.
Situación de ocupación.
Muebles o elementos relevantes que formen parte de la operación.
También conviene dejar constancia de las cargas o circunstancias conocidas que puedan afectar a la comercialización, como hipoteca pendiente, usufructo, arrendamiento, herencia sin finalizar o discrepancias documentales.
Servicio contratado y actuaciones autorizadas
La hoja debe describir qué se encarga exactamente a la inmobiliaria. Expresiones generales como “gestionar la vivienda” pueden resultar insuficientes si no se acompañan de un alcance concreto.
Según la operación, el servicio puede incluir valoración comercial, reportaje, preparación del anuncio, publicación, atención de consultas, filtro de interesados, visitas, comunicación con el propietario, negociación, preparación documental y coordinación hasta la firma.
También debe aclararse si la agencia queda autorizada para realizar determinadas actuaciones en nombre del propietario.
Publicar fotografías e información del inmueble.
Colaborar con otras agencias o profesionales.
Custodiar y utilizar llaves para organizar visitas.
Recibir propuestas u ofertas.
Recibir cantidades en reserva, únicamente cuando exista autorización expresa.
Preparar o coordinar documentos previos a la firma.
La autorización para comercializar no debería confundirse con una autorización ilimitada para aceptar condiciones, firmar contratos o disponer de cantidades. Estas facultades deben estar claramente delimitadas.
Para conocer el trabajo que puede integrar la gestión, puedes consultar qué servicios debe ofrecer una agencia inmobiliaria.
Precio, duración y modalidad del encargo
Precio de venta o renta y margen de negociación
La hoja de encargo debe recoger el precio de salida o la renta solicitada. También conviene indicar si ese importe incluye determinados elementos, como garaje, trastero o mobiliario.
Si se acuerda un margen para negociar, debe quedar claro si la agencia puede únicamente trasladar ofertas o si dispone de alguna autorización concreta. Lo prudente es que cualquier modificación relevante del precio sea aceptada por el propietario de forma que quede constancia.
Una valoración comercial sirve para orientar la estrategia, pero no garantiza que el mercado acepte el precio ni que la operación se cierre dentro de un plazo determinado. Por eso deben evitarse promesas de resultado que no puedan acreditarse.
Duración, prórroga y finalización del encargo
El propietario debe saber cuándo comienza el encargo, cuánto dura y cómo puede terminarlo. Si existe una prórroga automática, debe explicarse de manera visible y comprensible.
Fecha de inicio.
Fecha de finalización o duración pactada.
Existencia de prórroga.
Plazo y medio para comunicar que no se desea renovar.
Causas de terminación anticipada.
Consecuencias económicas de la cancelación, si existen.
No conviene firmar una duración indefinida o una renovación automática sin entender cómo puede ponerse fin al servicio. Tampoco deberían establecerse obstáculos o penalizaciones desproporcionadas para cancelar una prestación continuada cuando el cliente actúa como consumidor.
Exclusiva inmobiliaria
La exclusiva significa que, durante el periodo pactado, el propietario confía la comercialización a una agencia concreta. No es necesariamente positiva o negativa por sí misma. Su conveniencia depende del servicio, la duración, las obligaciones asumidas y la estrategia acordada.
Antes de firmar, debe quedar claro si el propietario puede vender directamente, si puede colaborar con otra agencia, qué ocurre con compradores ya conocidos y qué consecuencias tiene cerrar la operación incumpliendo la exclusiva.
Una exclusiva equilibrada debe indicar qué compromiso adquiere también la inmobiliaria. Puede concretar la preparación comercial, canales de difusión, gestión de contactos, frecuencia de seguimiento y coordinación con colaboradores.
La palabra “exclusiva” no debería aparecer escondida ni explicarse después de la firma. El propietario debe conocer su alcance antes de aceptar.
Honorarios, IVA, devengo y forma de pago
Los honorarios deben estar expresados con claridad. Si se calculan como porcentaje, debe indicarse sobre qué importe se aplica. Si existe un mínimo profesional o un importe fijo, también debe figurar.
Porcentaje o cantidad pactada.
Base utilizada para el cálculo.
IVA aplicable.
Servicios incluidos.
Gastos externos no incluidos.
Momento de devengo.
Fecha y forma de pago.
El devengo determina cuándo nace el derecho de la agencia a cobrar. Puede relacionarse con la presentación de un comprador, la aceptación de una oferta, la firma de una reserva, las arras, el contrato de alquiler o la escritura, según lo pactado y las circunstancias de la operación.
Este punto debe leerse con especial atención. No es lo mismo que los honorarios se devenguen cuando se encuentra un comprador que cuando se firma la escritura. Si el contrato no se entiende, conviene pedir una explicación por escrito antes de firmarlo.
Clientes presentados por la inmobiliaria
Muchas hojas de encargo regulan qué ocurre si, después de finalizar el contrato, el propietario cierra la operación con una persona que conoció el inmueble gracias a la gestión de la agencia.
Esta cláusula debe ser clara y acotada. Conviene revisar cómo se identifica al cliente presentado, durante qué periodo puede producir efectos y qué relación debe existir entre la actuación de la agencia y la operación finalmente cerrada.
También es recomendable distinguir entre una consulta sin recorrido, una visita efectivamente realizada y una negociación iniciada. Cuanto más precisa sea la redacción, menor será el riesgo de discusión sobre el origen del comprador o inquilino.
Documentación, llaves, publicidad y protección de datos
Durante la gestión, la inmobiliaria puede manejar escrituras, documentos de identidad, notas simples, recibos, información económica, fotografías y llaves. La hoja debe explicar para qué se recaban los datos y cómo se utilizarán en la prestación del servicio.
Si se entregan llaves, conviene firmar un recibí o incluir una cláusula que indique cuántas se entregan, para qué pueden utilizarse, quién puede acceder al inmueble y cuándo deben devolverse.
La autorización publicitaria debe permitir presentar el inmueble, pero respetando los límites acordados. El propietario debería informar de cualquier dato que no quiera hacer público por motivos de seguridad o privacidad.
La agencia, por su parte, debe solicitar la documentación necesaria, evitar recopilar información sin finalidad y aplicar sus obligaciones de protección de datos.
Desistimiento y contratación fuera de la oficina
No todo contrato de intermediación inmobiliaria tiene automáticamente un plazo de catorce días para cancelarse sin causa. El derecho legal de desistimiento puede resultar aplicable cuando un consumidor contrata a distancia o fuera del establecimiento de la empresa, con las condiciones y excepciones previstas en la normativa.
Si el propietario solicita que el servicio comience durante ese periodo, esa petición debe documentarse. La ejecución completa del servicio y el consentimiento previo pueden afectar al derecho de desistimiento. Cuando el contrato se firma en la oficina, no existe por ese solo hecho un derecho general de catorce días para cambiar de opinión, salvo que el propio contrato lo reconozca o resulte aplicable otra previsión legal.
Como las consecuencias dependen de cómo se haya contratado y de lo que ya se haya ejecutado, ante una cancelación discutida conviene solicitar asesoramiento jurídico específico.
Qué revisar antes de firmar
La hoja debe leerse completa, incluidos anexos y condiciones generales. Los espacios sin rellenar deben completarse o tacharse y cualquier modificación debe quedar incorporada antes de firmar.
Comprueba quién contrata y quién presta el servicio.
Verifica que el inmueble esté bien identificado.
Confirma el precio y las autorizaciones concedidas.
Revisa la duración, prórroga y cancelación.
Comprueba si existe exclusiva y qué implica.
Lee los honorarios, el IVA y el momento de devengo.
Revisa la cláusula sobre clientes presentados.
Comprueba qué servicios y gastos quedan fuera.
Solicita una copia firmada por ambas partes.
Si una condición no se entiende, debe aclararse antes de aceptar. Firmar con prisas y discutir el significado después suele ser el origen de muchos conflictos.
Cómo trabaja Eva Consulting 2017
En Eva Consulting 2017 utilizamos la hoja de encargo para definir el inmueble, el servicio, las condiciones económicas y las responsabilidades de cada parte antes de comenzar la comercialización.
El propietario debe saber qué se va a hacer, cuánto cuesta, durante cuánto tiempo y cómo se comunicará el seguimiento. Esta claridad forma parte de nuestro método de trabajo para vender una vivienda en Castellón.
La agencia figura inscrita en el RAICV 0646 y es miembro de ASAPI Castellón con el número ASA-31. Puedes consultar cómo comprobar la inscripción de una inmobiliaria en el RAICV.
Preguntas frecuentes sobre la hoja de encargo
¿Es lo mismo una hoja de encargo que unas arras?
No. La hoja de encargo regula la relación entre el cliente y la inmobiliaria. Las arras documentan un compromiso entre comprador y vendedor sobre una compraventa concreta.
¿Puede firmar la hoja uno solo de los propietarios?
Depende de la titularidad, del servicio y de las facultades de quien firma. Para vender será necesario que puedan intervenir todos los titulares o sus representantes con poder suficiente. Conviene aclararlo antes de comercializar.
¿La exclusiva es obligatoria?
No existe una única modalidad obligatoria para todos los encargos. La exclusiva debe pactarse expresamente y el propietario debe conocer su duración, alcance y consecuencias.
¿Cuándo cobra la inmobiliaria?
Depende de lo acordado. La hoja debe indicar qué actuación genera el derecho a honorarios y cuándo deben pagarse. Es uno de los puntos que más claramente debe explicarse antes de firmar.
¿Puedo cancelar el encargo cuando quiera?
Debe revisarse la duración, la forma de terminación, la posible exclusiva, las gestiones ya realizadas y las consecuencias pactadas. Si existe conflicto sobre una penalización o unos honorarios, conviene obtener revisión jurídica.
¿Debo recibir una copia?
Sí, debes conservar una copia con las condiciones aceptadas y las firmas correspondientes. También conviene guardar anexos, comunicaciones y cualquier modificación posterior.
Condiciones claras antes de empezar
Una buena hoja de encargo permite saber quién interviene, qué inmueble se gestionará, qué trabajo realizará la agencia y cuáles serán las condiciones económicas. Su finalidad no es complicar la relación, sino evitar dudas cuando la operación ya está avanzada.
Si estás comparando agencias, puedes consultar nuestra guía sobre cómo elegir una inmobiliaria en Castellón. Para revisar qué servicio necesita tu inmueble, puedes contactar con Eva Consulting 2017.
Este contenido es informativo y no sustituye la revisión jurídica de un contrato concreto. Las consecuencias de cada cláusula dependen de su redacción, de la forma de contratación y de las circunstancias de la operación.
