¿Qué compromisos adquiere una inmobiliaria cuando acepta una vivienda?
Cuando una inmobiliaria acepta comercializar una vivienda, asume el compromiso de cumplir el encargo firmado, actuar con diligencia, utilizar información veraz, informar al propietario y rendir cuentas de las gestiones realizadas. Si además recibe documentos, llaves o cantidades de dinero, debe custodiarlos y gestionarlos conforme a lo pactado y a la normativa aplicable.
Esto no significa que la agencia garantice la venta, el precio final, la concesión de una hipoteca o la ausencia absoluta de incidencias. Su obligación principal consiste normalmente en prestar correctamente el servicio contratado y actuar dentro de las facultades concedidas por el propietario.
Por eso, antes de empezar, resulta esencial definir por escrito qué hará la inmobiliaria, qué deberá aportar el propietario y qué decisiones necesitarán autorización expresa.
Respetar la hoja de encargo y sus límites
La hoja de encargo o contrato de intermediación delimita el trabajo de la agencia. En ella deberían aparecer el inmueble, los titulares, el precio inicial, la duración, los honorarios, la exclusividad cuando exista, la publicidad autorizada y las actuaciones incluidas.
La inmobiliaria debe actuar dentro de ese marco. No debería modificar el precio, aceptar una oferta, comprometer una fecha de firma, incluir bienes muebles o asumir condiciones en nombre del propietario si no dispone de autorización suficiente.
También debe respetar las instrucciones posteriores que se documenten correctamente, siempre que sean legales y compatibles con el encargo. Cuando una instrucción sea ambigua, inviable o pueda perjudicar la operación, lo prudente es advertirlo y solicitar confirmación antes de actuar.
El propietario, por su parte, debe facilitar información verdadera, comunicar cambios y entregar la documentación necesaria. La diligencia profesional no sustituye la colaboración del titular ni permite a la agencia conocer hechos que se le han ocultado.
Actuar con diligencia profesional
Actuar con diligencia significa organizar la comercialización con un nivel de cuidado razonable para el servicio contratado. No consiste únicamente en publicar un anuncio. Puede incluir revisar la documentación inicial, preparar la presentación, atender consultas, filtrar interesados, coordinar visitas, transmitir ofertas y acompañar el proceso hasta la fase acordada.
La diligencia debe valorarse según el encargo concreto. No todas las viviendas requieren las mismas actuaciones ni todos los servicios tienen el mismo alcance. Una agencia puede encargarse solo de localizar comprador o asumir una gestión más amplia hasta notaría; lo importante es que la diferencia quede clara.
En una venta en Castellón, por ejemplo, la estrategia puede variar según la zona, el estado de la vivienda, la antigüedad del edificio, la existencia de ascensor o garaje, la situación posesoria y la documentación disponible. Aplicar el mismo procedimiento sin revisar estas circunstancias aumenta el riesgo de errores.
Comprobar la información antes de anunciar
La agencia debe procurar que la información utilizada en la comercialización sea correcta y esté suficientemente contrastada. Las superficies, distribución, anexos, planta, ascensor, estado, precio y condiciones de venta no deberían publicarse basándose únicamente en suposiciones.
La comprobación puede apoyarse en la escritura, la nota simple, el Catastro, el certificado energético, los recibos, los planos y la inspección visual. Estos documentos no siempre coinciden entre sí. Si aparece una discrepancia, la inmobiliaria debe identificarla, informar al propietario y evitar presentar como seguro un dato que todavía necesita aclaración.
La agencia no sustituye al Registro de la Propiedad, al Catastro, a la notaría, a un técnico o a un abogado. Sin embargo, sí debe reconocer cuándo una cuestión supera su función y recomendar la intervención del profesional competente antes de continuar.
Evitar publicidad engañosa o incompleta
La publicidad de una vivienda debe ajustarse a sus características reales y no puede inducir a error ni silenciar datos fundamentales capaces de alterar la decisión del comprador. Además, determinadas características y condiciones anunciadas pueden resultar exigibles aunque después no se reproduzcan expresamente en el contrato.
Por eso, una inmobiliaria debe evitar prácticas como:
- Anunciar como útil una superficie que corresponde a metros construidos.
- Indicar que existe garaje o trastero sin comprobar si forma parte de la venta.
- Presentar como exterior, reformada o accesible una vivienda que no reúne esas características.
- Ocultar que el inmueble está alquilado, ocupado o sometido a una limitación relevante cuando deba informarse.
- Utilizar fotografías de espacios distintos o modificaciones digitales que alteren la realidad.
- Mantener un precio o unas condiciones que el propietario ya ha cambiado.
Si el propietario solicita publicar un dato incorrecto, la agencia no debería hacerlo. Aceptar el encargo no obliga a ejecutar instrucciones contrarias a la normativa o que puedan engañar a terceros.
Informar al propietario durante la comercialización
La inmobiliaria debe mantener un nivel de información coherente con el servicio contratado. El propietario debería conocer la salida al mercado, las incidencias del anuncio, la respuesta obtenida, las visitas realizadas, las objeciones repetidas y las ofertas recibidas.
No existe una frecuencia universal válida para todos los encargos. Puede acordarse un informe después de cada visita, una comunicación semanal o revisiones periódicas de estrategia. Lo importante es definir el canal, la periodicidad y la persona responsable.
La agencia también debe comunicar sin demora hechos que puedan exigir una decisión: una oferta con plazo, un problema documental, una incidencia durante una visita, una solicitud de modificación del anuncio o una dificultad que pueda retrasar arras o notaría.
Trasladar las ofertas sin decidir por el propietario
La función de la inmobiliaria consiste en recoger, aclarar y trasladar las ofertas, salvo que exista una autorización específica con un alcance diferente. El propietario conserva la decisión de aceptar, rechazar o formular una contraoferta.
Una oferta debería presentarse con sus condiciones completas: precio, financiación, plazos, cantidad prevista, bienes incluidos y cualquier condición especial. Comunicar únicamente el importe puede ocultar diferencias importantes entre dos propuestas.
La agencia puede orientar sobre la solidez de una oferta, el contexto del mercado y los riesgos observados, pero no debería atribuir al comprador una solvencia garantizada ni prometer al vendedor que la operación llegará necesariamente a escritura.
Custodiar la documentación y proteger los datos
Durante la venta, la agencia puede recibir escrituras, notas simples, documentos de identidad, certificados, recibos, información económica y contratos. Debe utilizar esa documentación para las finalidades legítimas de la operación, limitar el acceso y conservarla durante los plazos que correspondan.
No toda la documentación del propietario debe enviarse íntegramente a cualquier interesado. Antes de compartirla, debe valorarse qué información necesita realmente el destinatario y si existen datos personales que deban ocultarse o tratarse de otra forma.
La protección documental también exige controlar versiones. Una oferta sustituida, unas arras corregidas o un cambio de precio deben quedar identificados para evitar que se firme o publique una versión antigua.
Custodiar llaves y controlar el acceso a la vivienda
Si el propietario entrega llaves, conviene dejar constancia de cuántas se reciben, a qué inmueble pertenecen, quién puede utilizarlas y cuándo deberán devolverse. La agencia debe limitar su uso a las visitas y gestiones autorizadas.
También debe organizar el acceso de manera razonable: identificar a quien visita, evitar entradas no autorizadas, respetar los horarios y comunicar cualquier incidencia. Si la vivienda está habitada, deben extremarse la privacidad y la coordinación con quienes residan en ella.
La custodia profesional no elimina todos los riesgos, pero sí exige un control suficiente para saber quién tuvo acceso, con qué finalidad y en qué momento.
Gestionar correctamente reservas, arras y cantidades
Cuando la inmobiliaria recibe o interviene en una cantidad de dinero, debe quedar documentado quién la entrega, quién la recibe, el concepto, el inmueble, las condiciones y el destino previsto. No basta con un movimiento bancario sin explicación contractual.
La agencia debe actuar conforme a lo firmado, mantener la trazabilidad del dinero y rendir cuentas. No puede aplicar una cantidad a honorarios, transferirla al propietario o devolverla por decisión propia si el documento y las autorizaciones no lo permiten.
Antes de recibir una reserva o preparar unas arras deben aclararse cuestiones como la financiación, las cargas, los plazos, la documentación pendiente y las consecuencias del incumplimiento. En operaciones complejas, el documento debe revisarse jurídicamente antes de la firma.
El artículo sobre documentación que debe entregar una inmobiliaria al propietario explica qué comprobantes conviene conservar durante cada fase.
Advertir problemas que puedan afectar a la venta
Si durante la gestión aparece una carga, una discrepancia de titularidad, una herencia no inscrita, una deuda comunitaria, una diferencia de superficie, una ocupación, un arrendamiento o una limitación administrativa, la agencia debe comunicarlo y valorar cómo afecta al proceso.
Su obligación no siempre será resolver directamente el problema. Puede corresponder al propietario, la notaría, un abogado, un técnico, el Registro, el banco o la administración de fincas. La función de la inmobiliaria es no ignorar la incidencia, explicar su efecto práctico y coordinar la solución dentro del alcance contratado.
Salir al mercado sin revisar lo básico puede provocar retiradas de compradores, problemas con la tasación o conflictos antes de arras. Por eso es recomendable detectar las incidencias antes de aceptar compromisos y fijar fechas.
Coordinar la operación hasta el punto contratado
Una vez aceptada una oferta, el trabajo puede continuar con la preparación de documentos, coordinación de tasación, financiación, certificado de comunidad, cancelación de cargas, borrador de escritura, medios de pago, notaría y entrega de llaves.
La agencia debe explicar qué gestiones asume y cuáles dependen de terceros. No debe presentarse como autora o garante de documentos que expide otra entidad, pero sí puede comprobar que se hayan solicitado y avisar de lo que falta.
En Inmobiliaria Eva Consulting 2017, Inmaculada Sánchez-Medina y Matías Troche organizan la operación por fases: revisión, estrategia, filtrado, negociación, documentación y coordinación de firma. Este procedimiento permite identificar qué decisión corresponde al propietario y qué actuación gestiona la agencia.
Rendir cuentas al finalizar el encargo
Al terminar la relación, tanto si la vivienda se vende como si el encargo finaliza sin operación, la inmobiliaria debe cerrar correctamente las gestiones asumidas. Esto puede implicar retirar anuncios, devolver llaves y documentación, informar sobre contactos pendientes y liquidar las cantidades gestionadas.
Cuando existan honorarios devengados, gastos autorizados o fondos recibidos, deben documentarse mediante las facturas, justificantes o liquidaciones correspondientes. También conviene aclarar si persiste alguna obligación respecto de compradores presentados durante la vigencia del encargo.
Qué no garantiza una inmobiliaria por aceptar la vivienda
Aceptar una vivienda no significa garantizar:
- Que se venderá dentro de un plazo concreto, salvo compromiso expreso y jurídicamente válido.
- Que el propietario obtendrá exactamente el precio anunciado.
- Que un banco concederá financiación al comprador.
- Que la tasación coincidirá con el precio pactado.
- Que no aparecerán incidencias desconocidas u ocultadas.
- Que otras entidades cumplirán sus plazos.
La agencia sí debe explicar los riesgos previsibles, evitar promesas sin base y cumplir las actuaciones que haya aceptado. La diferencia entre una obligación de medios y una promesa de resultado debe quedar clara desde el inicio.
Cómo puede comprobar el propietario que la agencia cumple
El propietario puede comprobar el servicio mediante hechos documentados: copia del encargo, anuncio aprobado, comunicaciones de seguimiento, registro de visitas, ofertas completas, justificantes de cantidades y control de la documentación pendiente.
Antes de contratar, conviene revisar las preguntas que debe hacer a una inmobiliaria y no valorar únicamente el precio prometido o los honorarios.
Si estás pensando en vender una vivienda en Castellón, podemos revisar la propiedad, la documentación disponible y el alcance del servicio antes de formalizar el encargo.
